Закрытие месяца
Закрытие месяца может выполняться в контролируемом пошаговом режиме или автоматически по расписанию (исполнение только автоматически выполняемых операций). Все операции закрытия месяца выполняются в разрезе организаций предприятия с возможностью индивидуальной настройки периода расчета и расписания запуска расчета для каждой из организаций. Переход к рабочему месту Автоматическое выполнение операций закрытия месяца выполняется по кнопке Настройки – Настройка автоматического закрытия месяца. Необходимо обратить внимание, что закрытие месяца в автоматическом режиме выполняется только за указанный в настройке месяц. Если необходимость автоматического закрытия сохраняется, то настройку в начале следующего месяца необходимо менять. Если есть задания на выполнение операций процедуры Закрытие месяца за предшествующие настройке месяцы, то эти задания будут выполнены при автоматическом закрытии месяца.
При необходимости поддерживается сценарий одновременного (параллельного) закрытия месяца по нескольким организациям предприятия. При этом единовременный запуск нескольких сеансов по одной организации блокируется системой автоматически. Дополнительно учитываются связи организаций, применяющих схему «Интеркампани». Для таких организаций процедура закрытия месяца может быть осуществлена только совместно.
Для управления нагрузкой на информационную систему предусмотрен доступ (для пользователя с правами администратора) к настройкам технологических параметров этапов закрытия месяца, что позволяет, например, регулировать параметры, влияющие на скорость выполнения расчетов.
Например, можно настроить порядок расчета НДС при выполнении процедуры Закрытие месяца. В разделе Параметры операций закрытие месяца (меню Настройки – Настройка параметров операций закрытия месяца в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца) настройка Количество заданий для порционного расчета НДС определяет размер порции одновременно обрабатываемых заданий к формированию движений по НДС. По умолчанию значение указанной настройки = 100. Увеличение/уменьшение количества заданий позволит найти компромисс между требуемым объемом памяти сервера и длительностью выполнения операции Формирование движений по НДС процедуры Закрытие месяца.
В ряде случаев перед началом выполнения закрытия месяца необходимо задать дополнительные настройки и параметры распределения расходов. Необходимость выполнения указанных настроек приводится в группе Данные операции требуется выполнить вручную рабочего места Регламентные операции по закрытию месяца.
Последовательный расчет всех автоматически выполняемых операций запускается по кнопке Выполнить операции. Ход выполнения процедуры закрытия месяца контролируется пооперационно. Если кнопка Выполнить операции недоступна, то причины отображаются по гиперссылке Расчет возможен с периода ... К таким причинам относятся установка даты запрета изменения данных или отсутствие учетной политики организации в выбранном месяце.
Для оптимизации представления информации в рамках рабочего места по закрытию месяца предусмотрены следующие возможности:
● скрыть операции, не требующие выполнения в рассматриваемом отчетном периоде, по кнопке Настройки - Скрывать операции, не требующие выполнения;
● скрыть из списка выполненные успешно операции по кнопке Настройки - Скрывать операции, выполненные успешно;
● скрыть пояснения к операциям по кнопке Настройки – Скрывать пояснения к операциям.
Необходимость выполнения операций процедуры Закрытие месяца, а также контроль актуальности расчета себестоимости (определение необходимости пересчета) ведется с использованием служебных регистров информационной базы, переход в которые возможен по кнопке Еще - Задания к расчету.
Необходимость выполнения регламентной операции в процедуре Закрытие месяца определяется наличием соответствующего задания в указанных служебных регистрах информационной базы.
Операции по закрытию месяца выполняются в отдельном фоновом задании Регламентные операции по закрытию месяца.
В процедуре Закрытие месяца осуществляется аудит состояния учета за выбранный месяц. В рамках данного аудита для всех регламентных операций закрытия месяца производится автоматизированная проверка на наличие ошибок. Результат проверки определяет текущий статус соответствующей регламентной операции. Полный список возможных проверок доступен по кнопке Настройки - Настройка проверок состояния учета.
Параметры регистрации ошибок, диагностированных в процессе выполнения регламентных операций процедуры Закрытие месяца, задаются по кнопке Настройки - Настройка параметров операций закрытия месяца.
Следует обратить внимание, что изменение параметров регистрации ошибок рекомендуется выполнять только опытным пользователям, понимающим их назначение. В противном случае при расчете операций закрытия месяца возможно возникновение различных проблем (от замедления выполнения операций до некорректных результатов расчетов).
Для оперативной работы с выявленными ошибками реализован автоматический переход (по гиперссылке Подробнее):
● в форму соответствующего рабочего места;
● в форму списка регламентных документов;
● в форму объекта (справочника, документа и т. д.);
● в форму списка результатов выполнения проверки (в случае если выявленная проблема относится к нескольким объектам);
● в форму журнала регистрации.
При включенной настройке Автообновление при закрытии подчиненных форм (кнопка Настройки) после закрытия рабочего места (списка документов, объекта и пр.), переход в которое был осуществлен по кнопке Подробнее, состояние выполнения процедур в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца автоматически обновляется.
В случаях, когда на предприятии не используется механизм запрета изменения данных на указанную дату, перед непосредственным выполнением этапов закрытия месяца осуществляется автоматизированная проверка периода пересчета. Если период расчета не соответствует периоду начала ведения хозяйственной деятельности, установленному в учетной политике для текущей организации, то в рабочем месте закрытия месяца будет выведена информация о невозможности выполнения расчета. Данная проверка актуальна в случаях, когда пользователи по ошибке вводят документы «старыми» периодами.
Дополнительно осуществляется контроль над операциями, выполненными в закрытых периодах. При их выявлении автоматически отображается сообщение о необходимости пересчета данных за предыдущие периоды.
С целью предоставления возможности расчета и анализа себестоимости товаров в разрезе партий без выполнения полного закрытия месяца поддерживается механизм предварительного расчета себестоимости. При этом обеспечивается:
● неизменность результата распределения партий (определения партии для документа движения или выбытия товаров) и предварительного расчета себестоимости. Партия подбирается исходя из количества выбывшего товара по хронологии дат поступления партий (ФИФО);
● отражение отклонений в окончательной себестоимости относительно предварительного расчета отдельными движениями в регистрах оперативного учета.
Предварительный расчет себестоимости – это определение себестоимости номенклатуры до момента окончания текущего месяца.
Режим выполнения процедуры Закрытие месяца определяется в рабочем месте Регламентные операции по закрытию месяца:
● Окончательное закрытие – регламентные операции выполняются за выбранный месяц;
● Предварительное закрытие – указывается дата месяца, по которую будут выполнены расчеты в регламентных операциях.
Процедура Закрытие месяца в режиме Предварительное закрытие включает в себя только регламентные операции, необходимые для расчета себестоимости за указанную часть месяца и отражения результатов данного расчета:
● Актуализация движений по данным взаиморасчетов;
● Распределение затрат и расчет себестоимости – в части этапов:
○ Распределение партий;
○ Распределение дополнительных расходов по товарам. Выполнение данного этапа можно отключить (см. ниже описание возможности в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца);
○ Расчет себестоимости;
○ Формирование движений по регистрам;
При закрытии месяца в режиме Предварительное закрытие на этапе распределения партий выполняется подбор партий только для тех документов, для которых партия ранее не была подобрана. Для документов, для которых были подобраны партии при текущем расчете, выполняется корректировка стоимости списания номенклатуры и запись движений по регистрам. Таким образом, при каждом закрытии месяца в режиме Предварительное закрытие обрабатываются только новые или измененные документы. Это позволяет обеспечить сохранение подобранных партий и рассчитанную предварительную стоимость.
При закрытии месяца в режиме Окончательное закрытие подбор партий выполняется только для документов, у которых партия не определена. При расчете себестоимости рассчитываются отклонения в стоимости списания товаров и суммы отклонений окончательного расчета от результата предварительного расчета записываются в регистры оперативного учета, что позволяет наглядно видеть отклонения от ранее рассчитанной предварительной стоимости.
Настройка параметров предварительного и окончательного закрытия месяца выполняется в рабочем месте Параметры операций закрытия месяца (меню Настройки – Настройка параметров операций закрытия месяца).
В группе настроек Предварительное закрытие месяца можно включить/отключить распределение дополнительных расходов по товарам при предварительном закрытии месяца.
В группе настроек Окончательное закрытие месяца можно включить/отключить:
● восстановление хронологической последовательности списания партий по ФИФО. При включении данной настройки при окончательном закрытии месяца выполняется полное распределение партий без сохранения результатов предварительного расчета, что позволяет восстановить хронологическую последовательность списания партий по ФИФО. Включение данной настройки имеет смысл, если в текущем месяце после предварительного закрытия месяца были изменения документов "задним числом" и это привело к нарушению хронологической последовательности списания партий. По умолчанию настройка имеет значение Нет;
● выделение отклонений себестоимости окончательного расчета от результата предварительного расчета. При включении данной настройки при окончательном расчете себестоимости рассчитываются отклонения окончательного расчета от результата предварительного расчета. Отклонения отражаются отдельными записями в регистрах оперативного учета себестоимости и прочих расходов. Включение данной настройки увеличивает количество движений в регистрах оперативного учета и может приводить к увеличению времени выполнения процедуры Закрытие месяца.
Для фиксации даты и времени запуска окончательного расчета себестоимости и пользователя, от имени которого был запущен расчет, предназначен служебный документ Регистратор расчета себестоимости, который создается при каждом закрытии месяца в режиме Окончательное закрытие.
Документ Регистратор расчета себестоимости не делает движений по регистрам. С помощью указанного документа в регистрах оперативного учета выделяются отклонения в стоимости между предварительным и окончательным расчетом.
Для расшифровки данных себестоимости в рамках выбранного периода можно использовать отчет Себестоимость товаров.
В отчетах Валовая прибыль, Ведомость по партиям товаров, Себестоимость товаров, Доходы и расходы, если они формируются за период, в котором выполнено предварительное закрытие месяца, поддерживается вывод предупреждения «Выполнен предварительный расчет себестоимости до … После окончательного расчета себестоимости данные в отчете могут изменится».
В отчете Валовая прибыль поддерживается возможность анализа себестоимости продаж по результатам предварительного расчета, а также отклонений результатов окончательного расчета себестоимости от результатов предварительного расчета.
В отчете Ведомость по партиям товаров поддерживается возможность анализа себестоимости прихода и расхода товаров по результатам предварительного расчета, а также выводятся отклонения результатов окончательного расчета себестоимости от предварительного расчета.
Распределение расходов будущих периодов
При выполнении регламентной процедуры по закрытию месяца предусмотрено ручное управление операциями распределения расходов будущих периодов (РБП). При этом необходимость данного расчета определяется наличием нераспределенных ранее остатков РБП.
В момент создания нового документа Распределение РБП (закладка К распределению – Распределить расходы в рабочем месте Финансовый результат и контроллинг – Доходы и расходы, финансовый результат – Распределение РБП) учитывается наличие в данном месяце созданного ранее документа распределения. Если он существует, то будут предложены варианты по его корректировке (автоматически добавятся суммы распределяемых расходов к соответствующим суммам документа). В случае первичного создания документа распределения будет учтена сумма нераспределенных расходов, а также та статья расходов, по которой были отражены расходы будущих периодов.
При создании документа Распределение РБП на закладке Основное заполняются подразделение, направление деятельности, статья расходов с вариантом распределения На расходы будущих периодов и аналитика, по которым сформированы исходные распределяемые расходы. Из настроек правила распределения расходов, указанного в распределяемой статье, подбираются параметры распределения, а также по кнопке Распределить расходы в табличную часть заполняются подразделение, статья расходов и аналитика, на которые необходимо распределить РБП.
Распределение сумм расходов (как с учетом, так и без учета НДС) может осуществляться в валютах управленческого и регламентированного учета с управлением периодом распределения по месяцам, по календарным дням, в особом порядке. Распределение по календарным дням и по по месяцам осуществляется в соответствии с количеством дней каждого из месяцев, входящих в период распределения. Вариант распределения в особом порядке предполагает распределение РБП на усмотрение пользователя. Табличная часть документа Распределение РБП для варианта в особом порядке может быть изначально заполнена вручную или по кнопке Распределить расходы предзаполнена по правилам распределения, соответствующим варианту по месяцам, и затем откорректирована пользователем.
Для переноса нераспределенных РБП между подразделениями (например, расходов по страхованию при переводе сотрудников в другое подразделение) в табличной части документа Распределение РБП предназначено поле Подразделение (получатель расхода) с автоматическим сервисом по заполнению выделенных строк.
На закладке Распределение расходов в рабочем месте Распределение РБП доступны уже созданные документы Распределение РБП с учетом отборов, установленных в шапке указанного рабочего места (месяц, организация, подразделение). Переход к общему списку документов Распределение РБП выполняется по гиперссылке Распределение РБП (полный список документов).
Для обеспечения возможности контроля и анализа выполнения распределения РБП предназначены отчеты Анализ РБП и Карточка расхода (кнопка Отчеты закладка К распределению в рабочем месте Распределение РБП), Указанные отчеты позволяют посмотреть детальную историю формирования и распределения РБП. Отчет Карточка расхода отображает фактическое образование и списание РБП. Отчет Анализ РБП отображает привязку суммы распределения к дате документа распределения, тем самым позволяет ответить на вопрос «все ли расходы за выбранный период распределены».